Rückblick 2016

Zukunftskongress 2016


Felix Bavaria
Freistaat investiert massiv in Digitalisierung

Bayern macht bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ernst. So könnte man verkürzt die Eindrücke des 2. Zukunftskongresses Bayern zusammenfassen, den der Behörden Spiegel unter der Schirmherrschaft des bayerischen Finanzministers und CIOs Dr. Markus Söder und der fachlichen Leitung von Horst Westerfeld, Staatssekretär a. D. und ehem. CIO des Landes Hessen, Anfang Februar im Haus der Bayerischen Wirtschaft in München veranstaltete. Über 250 Teilnehmer aus dem In- und Ausland diskutierten dabei an den beiden Veranstaltungstagen zahlreiche aktuelle E-Government und IT-Themen. Es zeigte sich, dass die Herausforderungen länder- und staatenübergreifend vergleichbar sind, die Lösungsansätze sich oftmals ähneln, aber es hier und dort auch fundamentale Unterschiede in der Herangehensweise gibt.

Das Ziel gleichwertiger Lebensverhältnisse und Arbeitsbedingungen habe in Bayern seit 2013 Verfassungsrang, so Dr. Rainer Bauer, Abteilungsleiter IT im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat. Die Digitalisierung der Verwaltung liefere hier einen wesentlichen Beitrag und sei heute einer der zentralen Standortfaktoren.

“Eine moderne Verwaltung braucht einen modernen Rechtsrahmen”, erklärte Bauer. Diesen gebe es nun mit dem Bayerischen E-Government-Gesetz, welches am 30. Dezember 2015 in Kraft getreten sei. Eine moderne Verwaltung brauche zudem auch eine entsprechende Infrastruktur.

Erfolgsgeschichte Breitbandausbau

Für den Breitbandausbau habe der Freistaat ein Förderprogramm in Höhe von 1,5 Milliarden Euro aufgelegt, um die digitale Chancengleichheit in Stadt und Land zu gewährleisten und jede Gemeinde in Bayern an die Datenautobahn anzuschließen. Anfang Februar befanden sich insgesamt 1.925 Kommunen im Verfahren, somit über 94 Prozent aller Städte und Gemeinden in Bayern. Zu diesem Zeitpunkt seien bereits 714 Förderbescheide an Kommunen ergangen, so Bauer.

“Die Breitbandstrategie zeigt Wirkung”, erklärte Bauer. So habe sich der Grad der Versorgung aller bayerischen Haushalte mit 50 Mbit/s in den letzten beiden Jahren deutlich verbessert. In diesem Zeitraum seien mehr als 800.000 Haushalte im Freistaat erschlossen worden, sodass nun – vom TÜV Rheinland ermittelt – rund vier Millionen Haushalte in Bayern Zugang zu schnellem Internet hätten. Auch die Versorgung der ländlichen Kommunen mit 50 Mbit/s habe sich seit Ende 2013 fast verdoppelt. Das Ziel eines Glasfaseranschlusses für jede Gemeinde werde voraussichtlich bereits im kommenden Jahr erreicht.

In diesem Jahr komme es nun darauf an, das schnelle Internet weiter rasch auszubauen, einen hohen Grad an Flächendeckung zu erreichen und dabei möglichst viel Glasfaser zu realisieren. Aktuell würden in den Ausbauprojekten über 8.600 Kilometer neue Glasfaserleitungen verbaut.
Mit Blick auf das im Oktober vom Bundeskabinett verabschiedete Förderprogramm des Bundes sagte Bauer, dass die bayerischen Kommunen stärker von dieser Bundesförderung (Gesamtvolumen zwei Milliarden Euro) profitieren müssten. Das Programm des Bundes solle insbesondere dazu genutzt werden, die nach der bayerischen Förderung verbleibenden “weißen Flecken” mit Breitband zu versorgen. Dazu will die Staatsregierung die Fördersätze des Bundes auf das bayerische Niveau anheben und hierfür zusätzlich 165 Millionen Euro zur Verfügung stellen.

Bauers Fazit zum Breitbandausbau: “Die bayerische Breitbandförderung ist eine Erfolgsgeschichte und leistet einen wesentlichen Betrag für gleichwertige Lebensverhältnisse in unserer Heimat Bayern.”

Neben dem Breitband wolle man auch das freie WLAN bis 2020 konsequent ausbauen. Dann soll es im gesamten Freistaat mindestens 5.000 Standorte mit über 10.000 Zugangspunkten geben. Alle geeigneten staatlichen Behörden und bestimmte kommunale Standorte im Umfeld öffentlicher Plätze sollen sukzessive mit freiem WLAN ausgestattet werden.

“Quick Wins” und “mehr ausprobieren”

Eine international besetze Podiumsdiskussion wandte sich auf dem Kongress dem Thema IT-Konsolidierung zu. Für Mi¬nisterialdirektor Stefan Krebs, CIO des Landes Baden-Württemberg, ist es von zentraler Bedeutung, die Ressortkollegen bei sämtlichen Konsolidierungsbemühungen frühzeitig in die Planung einzubeziehen und mit diesen umfänglich zu kooperieren. Zudem komme es am Beginn eines Konsolidierungsprozesses darauf an, “Quick Wins” zu identifizieren. Krebs, seit Juli 2015 im Amt, hat dabei eine Maßnahme identifiziert, die er nun zeitnah umsetzen möchte: die Standardisierung der bislang noch bestehenden unterschiedlichen E-Mail-Clients der Landesverwaltung.

Den kooperativen Ansatz teilte auch Roland Ledinger, Geschäftsführer Digitales Österreich aus dem dortigen Bundeskanzleramt. Die öffentliche Verwaltung bestehe aus gleichwertigen Partnern. Dies müsse man auch bei Konsolidierungsvorhaben stets berücksichtigen. “Kooperation kann es hier nur auf Augenhöhe geben”, so Ledinger.

Zudem müsse man beachten, dass die öffentliche Verwaltung – im Unterschied zur Wirtschaft – immer eine 100-prozentige Rechtssicherheit brauche, gab Werner Achtert, Leiter IT-Consulting Public Sector bei der msg systems ag, zu bedenken. Die damit verbundenen komplexen Entscheidungsstrukturen gingen oftmals auch zulasten der Wirtschaftlichkeit.

Die Schweiz gilt auch mit Blick auf die IT-Modernisierung der Verwaltung oftmals als Vorzeigeland. Doch auch dort gestaltet sich die Konsolidierung schwierig. Prof. Dr. Konrad Walser, E-Government-Experte von der Berner Fachhochschule, hält die Rahmenbedingungen und Problemstellungen daher für durchaus vergleichbar. Auch in der Schweiz gestalte sich die Koordinierung eines Konsolidierungsprozesses schwierig, da es an “einer allgemeinen Verantwortlichkeit” fehle. Sein Petitum: bei der Konsolidierung lieber auf bilaterale Kooperationen zu setzen als alle ins Boot holen zu wollen. Die Schweiz kenne zudem keine E-Government-Gesetze. Hier bediene man sich einer E-Government-Rahmenvereinbarung, um “den Föderalismus zu überlisten”, so Walser augenzwinkernd. Generell sei die Mentalität in der Schweiz auch eine andere: “Weniger Legalismus, mehr Ausprobieren”, brachte er es auf eine griffige Formel.

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Hochkarätige Diskussion zum Thema IT-Konsolidierung mit Stefan Krebs, Werner Achtert, Horst Westerfeld, Prof. Dr.Konrad Walser, Dr. Rainer Bauer, Roland Ledinger (v.l.) Fotos: BS/Dombrowsky


Große Stadt – kleine Schritte
Münchens IT-Strategie legt einen Zwischenschritt ein

“Step by Step – Schrittweise zu einer besseren IT”, unter diesen Slogan stellt die Landeshauptstadt München ihre IT-Strategie. Münchens IT-Stratege, Peter Onderscheka, sieht seine Stadt damit gut aufgestellt, doch nun sei es wichtig, diesen Status auch zu halten.

2010 stand München mit dem Programm MIT-KonkreT vor der bisher größten Umorganisation seiner IT. Mit dem Strategieentwicklungsprozess STEPit hat man in München den großen Schritt, den “big Step” mittlerweile hinter sich, so Onderscheka, Leiter des Geschäftsbereiches IT-Strategie und IT-Sicherheit der Landeshauptstadt München, auf dem Zukunftskongress Bayern. Das Programm zur strategischen Neuausrichtung der IT ist offiziell beendet. “Vieles war hier richtig und wichtig, aber nicht alles”, resümiert der IT-Stratege. Er schätzt, dass rund 70 Prozent der Strategie erfolgreich war. Es sei daher wichtig, jetzt einmal innezuhalten und zurückzublicken. Eine externe Evaluation soll dazu Licht ins Dunkel bringen und die nächsten Schritte aufzeigen. Doch bevor man in München den nun den nächsten Schritt, den “next Step” geht, ist noch ein Zwischenschritt, der “quick Step” eingeplant.

“Der quick Step ist eine kleine Strategie dazwischen, mit der wir aktuelle Handlungsbedarfe angehen wollen”, so Onderscheka. Themen, die die Landeshauptstadt hierbei insbesondere treiben, sind die Prozessorientierung, die Serviceorientierung und die Vorhabenplanung. Die Vorhabenplanung sei vor allem dann wichtig, so Onderscheka, wenn man Engpassressourcen hat und in seine Augen ist die ganze IT eine Engpassressource. “Optimierungsmaßnahmen können wir im Moment überhaupt nicht durchführen.”

Für den “quick Step” stellte man sich in München daher u. a. der Frage, wo es aus aktueller Sicht rentabel ist, sich damit zu beschäftigen und wo der Handlungsbedarf am größten ist.

Hierfür hat man sich von vielen Seiten Input geholt. Mitarbeiter und auch Bürger wurden befragt. Am Ende wurden zwölf Handlungsfelder und ein Bedarf von 20.000 Personentagen auf zwei Jahre verteilt identifiziert. Doch da das nicht neben dem Tagesgeschäft realisierbar war, hat man sich in München auf eine Person pro Bereich festgelegt, die für die Strategie zuständig ist. Das sei einfacher, so Onderscheka. Schwer falle ihm bei der Planung und Durchführung der Vorhaben aber die mangelnde Selbstverantwortung in der öffentlichen Verwaltung. Dieses Thema sei manchen Mitarbeitern genauso schwer vermittelbar wie E-Government. Denn Verantwortung werde hier gern nach oben transferiert.

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Peter Onderscheka erläuterte die Details und nächsten Schritte der IT-Strategie der Landeshauptstadt München.


Angebot und Nachfrage
Nutzerorientierung von E-Government-Angeboten

E-Government kämpft in Deutschland derzeit immer noch um Akzeptanz bei Bürgern und Wirtschaft. Umso wichtiger ist es, die Angebote konsequenter als bisher an der Nachfrage der Nutzer auszurichten. Wie dies aussehen könnte und wo die Herausforderungen liegen, diskutierten, Experten im Rahmen eines Fachforums.

Angesichts der zunehmenden Durchdringung der Gesellschaft mit Smartphones werden App-Angebote auch im E-Government absehbar weiter an Bedeutung gewinnen. Ein Beispiel, wie so etwas aussehen kann, zeigte Michael G. Möhnle, Leiter der interministeriellen Arbeitsgruppe “Mobile Kommunikation Bayern”. Immerhin, so konnte er berichten, verzeichneten die Apps der Bayerischen Staatsregierung von Februar bis Dezember 2015 insgesamt rund 237.500 Installationen auf Smartphones. Sämtliche Apps lassen sich einfach über den App-Account der Staatsregierung im Apple- und Google-Appstore finden. Als Praxisbeispiel für die Funktionalität präsentierte er live die App “umweltinfo”, die in Zusammenarbeit mit der init AG entwickelt wurde und vor Naturgefahren (etwa Lawinen, Hochwasser) warnt und zahlreiche Informationen zur bayerischen Umweltsituation (wie Luftqualität, Ozonwerte) bereitstellt.

Richtet sich dieses Angebot eher an Bürger, so hat “das digitale Rathaus” vornehmlich das besondere Potenzial eines wirtschaftsfreundlichen E-Governments im Fokus. Die Grundlage hierfür liefert eine gleichnamige Studie der Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft (vbw), bei deren Erstellung der Verband eng mit dem Landratsamt Cham zusammenarbeite, mittlerweile einem langjährigen Vorreiter des kommunalen E-Governments in Bayern. Dessen E-Government-Verantwortlicher Dr. Ulrich Huber stellte den Teilnehmern u. a. die “Welcome Map” vor, mit der Landkreis gezielt externe Unternehmen und Fachkräfte ansprechen möchte. Besonderheit: Neben einer Vielzahl von Geoinformationen ist das Angebot viersprachig verfügbar. So wird Interessenten aus dem Ausland das Informationsangebot in Englisch, Tschechisch und Spanisch angeboten.

Dass die Bürgerportal-Landschaft in Deutschland durchaus sehr heterogen ausgestaltet ist, zeigte Dr. Petra Wolf vom Unternehmen Capgemini. Anhand einer Analyse der Bürgerportale der Bundesländer ließen sich verschiedene Ausrichtungen unterscheiden, von den “Service-Integratoren” mit zahlreichen Online-Dienstleistungen und hoher Serviceausrichtung über die “Service-Kollektionen” und “Service-Finder” mit weniger Angeboten und Serviceorientierung bis hinunter zum reinen “Informationsprovider”. Für die Akzeptanz und Nutzung von E-Government-Angeboten weiterhin problematisch: Die Angebote sind kaum bekannt, bieten keinen Mehrwert oder die Nutzer sind mit ihnen unzufrieden. Eine Lösung könne in diesem Zusammenhang die Orientierung der Angebote an komplette Lebenslagen sein, so Dr. Wolf.

Mit dem Zustand des E-Governments in Deutschland hat sich auch das Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) jüngst in einem Gutachten für den Nationalen Normenkontrollrat (NKR) beschäftigt, welches anlässlich des Nationalen IT-Gipfels 2015 veröffentlicht wurde. Jens Fromm, Leiter des ÖFIT, griff in seinem Vortrag einige Ergebnisse und Schlussfolgerungen auf. So bot nur eine der 68 befragten Kommunen einen Zugang über De-Mail an. Gerade einmal jede zweite Kommune (52 Prozent) nutzte Online-Dienste des Landes. Nur neun Prozent der Kommunen boten mehr als 20 Online-Dienste an. Gesamtfazit des Gutachtens laut Fromm: “E-Government in Deutschland gibt es nicht!” Dabei ließen sich durch ein wirksames E-Government rund ein Drittel der jährlichen IT-Ausgaben von Bund, Ländern und Kommunen sparen – bei 13 Mrd. Euro Gesamtvolumen immerhin Einsparungen von über vier Mrd.


Mehr “wollen wollen”
IT-Kooperationen brauchen mehr Beziehungsarbeit

(BS/lkm) Die Haupthandlungsfelder und Erfolgsfaktoren für ebenenübergreifende IT-Kooperationen in der öffentlichen Verwaltung waren Thema eines hochkarätig besetzten Diskussionsforums mit Vertretern aus Praxis, Wissenschaft, Verwaltung und Wirtschaft auf dem Zukunftskongress Bayern. Technisch – so war man sich einig – sei dies kein Problem, eher hapere es am wirklichen Wollen.

Für Prof. Dr. Helmut Krcmar, Scientific Director des Institute for Public Information Management (ipima), stellt sich nicht die Frage der technischen Möglichkeit, man müsse nur “wollen wollen”, dann seien auch ebenenübergreifende Kooperationen kein Problem mehr. Schwierig seien sie in der Praxis vor allem deshalb, weil bei möglichen Zusammenlegungen immer zuallererst eine Diskussion über das Wo entbrenne. Für IT-Kooperationen sei ein partnerschaftliches Verhältnis daher sehr wichtig. Man dürfe sich nicht erst beäugen, ob durch die Kooperation mehr Arbeitsplätze in Frankfurt am Main oder in Hanau entstünden. “Nicht technische, sondern beziehungsorientierte Kompetenzen sind hier wichtig”, so Krcmar. Wer etwas wolle, finde Wege, wer etwas nicht wolle, Gründe, brachte es der Wissenschaftler auf den Punkt.

Dass dabei meist die innerdeutschen Grenzen größere Hürden darstellten als zu den Nachbarstaaten wie der Schweiz und Frankreich, konnte Dr. Christine Brockmann, Leiterin des Bereichs Verwaltungsvereinfachung und E-Government bei der Metropolregion Rhein-Ne¬ckar GmbH, aus ihrer Erfahrung berichten. Drei Länder treffen dort zusammen. Doch auch Kooperationen zwischen den Bundesländern sind mitunter erfolgreich. So bietet das rheinland-pfälzische Ludwigshafen mit der einheitlichen Behördenrufnummer 115 auch Services für Kommunen in Hessen und Baden-Württemberg an. In dem föderalen Projekt arbeiten Kommunen und Länder für insgesamt 1,7 Millionen Bürger zusammen. “Es gab hier Konzepte, Best-Practice-Beispiele und man konnte voneinander lernen. Eigentlich mussten wir “nur” noch ein eigenes Organisations- und Geschäftsmodell entwickeln, das von den Kommunen getragen wird”, so Brockmann.

In Bayern gibt es mit der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) ebenfalls eine Institution, die IT-Kooperationen – auch mit dem Land – schafft und fördert. Der Weg dorthin sei “schwere Arbeit gewesen”, berichtet AKDB-Vorstand Alexander Schroth. Die AKDB wurde vor 40 Jahren gegründet. “Wir respektieren die Vielfalt der Kommunen und Länder. Die ist sehr wichtig. Gleichmacherei ist nicht möglich, da alle unterschiedliche Anforderungen haben”, so Schroth.

Individualität und Agilität zulassen

Auch Jürgen Vogler, Geschäftsführer der Mentana-Claimsoft GmbH, betonte, dass Kooperationen nur sinnvoll seien, wenn sie auch Individualität, Agilität und Spontanität zuließen. Die ersten Versuche mit dem Bayernportal bestätigt diese Thesen. “Hier gab es vorher schon Versuche, die aber zentralistischer waren, das hat nicht funktioniert”, so Krcmar.

Eine weitere wichtige Voraussetzung für IT-Kooperationen sei die Software, so Schroth. Die AKDB sei deshalb stark mit Softwareentwicklung beschäftigt. “Denn wenn es um Harmonisierung und Standardisierung gehe, ist die Softwareentwicklung sehr wichtig”, so Schroth.

“Oberflächlich betrachtet hat man hat hier oft den Eindruck, dass es hier ein wildes Durcheinander gibt, aber in den Kernverfahren gibt es hier nur zwei bis drei ernstzunehmende Anbieter. Dadurch hat man einen hohen Standardisierungsgrad erreicht”, so Schroth. Solange es einheitliche Basiskomponenten auf einer gemeinsamen Plattform gebe, könne sich die kommunale Vielfalt ruhig munter darauf tummeln.

Um E-Government und Zusammenarbeit in Deutschland besser voranzubringen, forderte Christian Bähr, Referatsleiter für Grundsatzfragen des IT-Beauftragten und zuständig für Rechtsfragen der IT im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat, zudem eine praktische Alternative zum neuen Personalausweis und zu De-Mail. Hier möchte die Staatsregierung in diesem Jahr noch eine entsprechende Lösung auf den Weg bringen. Auch funktioniere bei Kooperationen nicht nur das von Krcmar postulierte “wollen wollen”, sondern auch das “wollen müssen”, unterstrich Bähr. So mussten im Bereich Asyl rasch Lösungen erarbeitet werden. Auch Vogler betonte, dass ein “wollen wollen” nicht immer reiche: “Machen muss man es!”

Kosten sparen oder Know-how bündeln?

Primär, so Krcmar, gehe es bei Kooperationen nicht darum, Kos¬ten für Hard- und Software zu sparen, sondern Know-how zu bündeln. Doch auf erstere Einsparungen setzt man aktuell in der Schweiz als Treiber für Kooperationen.

Dort ist der Föderalismus noch stärker ausgeprägt als in Deutschland. Die Schweizer Kommunen und Kantone sind viel selbstständiger und kleinteiliger als in Deutschland, man stößt hier schneller an die Landesgrenzen. Die Verwaltung muss sich dort noch viel häufiger mit anderen Kantonen auseinandersetzten. Das macht Kooperationen schwierig. Doch es gebe sie durchaus, aber es sei schwierig, berichtete Daniel Gruber, Vizedirektor im Bundesamt für Justiz und Mitglied im Planungsausschuss E-Government der Schweiz. “Aber wir werden jetzt einen Treiber haben, das Geld. Es muss gespart werden. Bei Kooperationen können wir Betriebskosten sparen. Über diese Ebene werden Kooperationen jetzt bei uns Aufwind bekommen”, so der Schweizer E-Government-Experte.

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Brachten viele Erfahrungen – gute wie schlechte – in ebenenübergreifenden IT-Kooperationen mit, v.l.n.r.: Christian Bähr, Dr. Christine Brockmann, Horst Westerfeld, Staatssekretär a. D. und ehem. CIO des Landes Hessen, Moderator der Diskussionsrunde, Daniel Gruber, Alexander Schroth, Jürgen Vogler und Prof. Dr. Helmut Krcmar. Letzterer gab nicht nur den inhaltlichen Impuls für die Diskussion, sondern prägte mit “Man muss wollen wollen” eine Formulierung auf die in der Diskussion wiederholt Bezug genommen wurde.


243 Milliarden Euro Einsparpotenzial
E-Akte und E-Rechnung verändern die behördliche Arbeitswelt

Vergangenen Juli führte die Verwaltungsgemeinschaft Theres (VG Theres) die E-Akte ein und nutzt sie bereits aktiv. Alles ging erstaunlich schnell und reibungslos, wie Ludwig Hahn, EDV-Beauftragter der VG Theres berichtet. Grund sei die große Aufgeschlossenheit innerhalb der Verwaltung für das Projekt gewesen.

Die drei kleinen Gemeinden, der Verwaltungsgemeinschaft haben allesamt junge Bürgermeis¬ter und eine aufgeschossene Geschäftsleitung. Auch war das Personal von Anfang an einbezogen und informiert. Zwar habe es zu Beginn zeitlichen Mehraufwand gegeben, aber es wurde auch schnell Zeitersparnis bei den täglichen Dienstabläufen deutlich. “Mit der regelmäßigen Anwendung vertraut man der E-Akte immer mehr. Wenn man sich Neuem verschließt, kann man keine Veränderungen und Verbesserungen erwarten. Aufgeschlossene dagegen schon – wenn auch mit ersten negativen Erfahrungen”, resümiert Hahn.

Umfangreiche Hilfestellung zur Einführung von E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit und E-Fachverfahren in der öffentlichen Verwaltung bietet hier auch der IT-Dienst¬leister msg systems an. Insbesondere die Digitalisierung der Bearbeitung sei in der Praxis noch sehr gehemmt, erläuterte Axel Drengwitz, Principal Business Consultant der msg systems ag, auf dem Zukunftskongress. Postausgang, Langzeitspeicherung und Aussonderung seien keine großen Probleme. Doch die Bearbeitung wurde in der Vergangenheit auf den Einsatz von VBS reduziert. “Dies spiegelt nicht die Arbeitsrealität wider!”, so Drengwitz. Die Nutzer benötigten eine IT-Unterstützung entsprechend ihrer Rolle (z. B. Antragsbearbeitung, Projektarbeit) im Gesamtprozess und eine Integration in die E-Akte. Auch die Mentana-Claimsoft GmbH ist ein versierter Anbieter für E-Akte-Lösungen. Michael Thaufelder, Account Manager des Softwarehauses, betonte auf dem Zukunftskongress, dass mit der elektronischen Kommunikation nicht nur die Kommunikation mit der Verwaltung, sondern auch innerhalb und zwischen Verwaltungen erleichtert werden soll.

Neben der E-Akte birgt auch die E-Rechnung viel Potenzial für die Verwaltung. Carolin Klas, Referentin der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV), rechnete vor, dass sich damit in Deutschland allein im öffentlichen Sektor ein Einsparpotenzial von über zwei Milliarden Euro ergebe. Innerhalb der EU wird das Einsparpotenzial auf 243 Milliarden Euro geschätzt.

Nach den Vorgaben der EU-Kommission muss die elektronische Rechnungsstellung zudem bis 2020 die vorherrschende Fakturierungsmethode in Europa sein. Vor diesem Hintergrund wurden Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnung erarbeitet. Eine davon, das ZUGFeRD, stellte Klas vor. ZUGFeRD ist ein Datenmodell, bei dem die Rechnung im Sichtformat (PDF/A-3) versendet wird und dem automatisch Rechnungsdaten als XML-Datei angefügt und mit übertragen werden. Auch der IT-Dienstleister crossinx bietet für Kommunen Lösungen für E-Rechnungen an. Diese können entsprechend den Anforderungen, die Kommunen und Unternehmen an die E-Rechnung stellen, angepasst werden. So gibt es Unternehmen, die gerade einmal eine Handvoll Rechnungen im Jahr verschicken, während andere dies täglich in großen Mengen und über Landesgrenzen hinweg tun. “Einige Kommunen zögern noch bei der E-Rechnung. Sie fürchten die Kosten und dass das eingeführte Format nicht dem von der EU vorgesehenen entsprechen könnte”, so Marcus Laube, Geschäftsführer der crossinx GmbH. Für Kommunen bietet das Unternehmen deshalb eine “Europa-Garantie”, mit der die Kommunen auf der sicheren Seite sind.

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Erörterten die Möglichkeiten und Einsparpotenziale, die die E-Akte und die E-Rechnung für die öffentliche Hand bringen, v.l.n.r.: Marcus Laube, Michael Thaufelder, Carolin Klas, Ludwig Hahn und am Podium Axel Drengwitz.


“Man muss das Rad nicht neu erfinden”
Prozessmanagementvielfalt in der Verwaltungspraxis

Gut durchdacht und genau geplant, von anderen abgeschaut oder von null auf schnell umgesetzt. Es gibt viele Wege für ein erfolgreiches Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Auf dem Zukunftskongress Bayern stellten Experten aus Wirtschaft und Verwaltung ihr unterschiedliches Vorgehen und die daraus gewonnenen Erfahrungen vor.

Die größten Prozesshemmnisse für Bayerns Verwaltungen konnten laut Klaus Geiger, Referent für Organisation, Verwaltungsmodernisierung und digitale Verwaltung beim Bayerischen Landkreistag, mit dem Bayerischen E-Government-Gesetz beseitigt werden. Jedoch gebe es nach wie vor nach Hürden. So bemängelt Geiger, dass der Bürger zwar elektronische Verfahren von der Verwaltung einfordern könne, korrespondierende Pflichten auf der anderen Seite würden jedoch fehlen. Auch gebe es nach wie vor noch zu viele Schriftformerfordernisse. Von 3.400 wurden bislang gerade einmal 40 abgeschafft. Auch bei der elektronischen Identifizierung sieht Geiger noch Nachbesserungspotenzial, denn diese gibt es bislang nur für natürliche Personen. Juristische Personen, wie Unternehmen, sind bislang außen vor.

Alexander Bierl, Personal- und Organisationsreferat der Landeshauptstadt München, machte deutlich, dass sich Prozessmanagement nicht nur auf E-Government beschränkt, sondern die gesamte Organisation betrifft. In den Referaten und Dezernaten laufe dies auch meist recht gut. Problematisch werde es aber, wenn Prozesse über mehrere Bereiche gingen und ein Sachgebiet verließen. Die Erfahrung habe gezeigt, dass es hier besonders wichtig sei, das Prozessmanagement bei seiner Einführung immer mit vorhandenen Steuerungssystemen zu verknüpfen. Ferner sollte auch die Zuordnung der Rollen immer mit der Linie verhaftet sein. Dabei müsse man das Rad aber nicht immer neu erfinden. In München greife man gern auf die Prozessdatenbank der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) zurück. “Wir sind ein große Fan davon. Man kann hier Zeit sparen und erste Ideen sammeln”, so Bierl.

Thorsten Holler, Projektleiter Zentrales Projektmanagement bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL), und Jürgen Mages, Senior Berater bei der ppp4its GmbH, präsentierten dem Fachpublikum ein Beispiel für eine gelungene Prozessautomatisierung und Prozessoptimierung bei der Einführung des Online-Rentenantrages. Noch vor zwei Jahren gab es keine maschinelle Datenerfassung und -bearbeitung für den Rentenantrag. Dies wurde schrittweise umgestellt. 2016 wird der Prozess, der hinter dem Rentenantrag liegt, größtenteils automatisch ablaufen. Einzig der Posteingang ist dann noch größtenteils auf Papier, da bislang nur rund sieben Prozent der Antragssteller die Möglichkeit des Online-Rentenantrages nutzen.

Dass Prozessmanagement auch ohne lange Vorplanungen klappen kann, zeigte Daniel Marques, Sales Manager der Signavio GmbH. Signavio stellt für Tamaja, einen Dienstleister der öffentlichen Hand für die Unterbringung und Versorgung von Flüchtlingen in Notunterkünften, die Software für den Check-in-Prozess zur Verfügung. Tamaja betreibt die Notunterkunft am Berliner Flughafen Tempelhof. Bisher, so Marques, gebe es in den meisten Notunterkünften keine Prozesse. Das meiste werde in Excel gemacht. “Das ist sehr frustrierend”, so Marques. Auch in Tempelhof habe es bis dahin keine Prozesse gegeben, Man musste von null beginnen. Eine große Herausforderung dabei war, dass die meisten Mitarbeiter, die mit dem neuen Sys¬tem arbeiten, keinen IT-Hintergrund haben und mit den üblichen Diagrammen nichts anfangen konnten. Für Schulungen gab es aufgrund der hohen Flüchtlingszuströme keine Zeit. Die Software musste direkt einsetzbar sein. Die Diagramme wurden deshalb vom System in übersichtliche und leicht verständliche Steckbriefe übersetzt. Mittlerweile können so 50 Flüchtlinge pro Tag erfasst und innerhalb von zwei Tagen ein Bewohnerausweis erstellt werden. “Fünf Monate nachdem Tamaja in Tempelhof startete, ist die Notunterkunft ein Vorbild für viele andere”, berichtet Marques.

Hauptprogramm

  • Die IT-Strategie der Landeshauptstadt München, Peter Onderscheka, Leiter des Geschäftsbereichs IT-Strategie und IT-Sicherheit, Landeshauptstadt München
  • Arbeitswelten im Wandel – neue Regeln, neue Tools, Volkmar Rudat, Vice President Customer Engagement, Unify Deutschland
  • Arbeiten 4.0 und Digital Literacy – Digitaler Wandel bringt neue Freiheiten durch mobiles Arbeiten, Robert Kamrau, Geschäftsbereichsleiter Öffentlicher DIenst, Alcatel-Lucent Enterprise
  • Prof. Dr. Helmut Krcmar, Scientific Director, Institute for Public Information Management – ipima

Fachforum I: “Prozessrevolution” – E-Akte, E-Rechnung und Co. verändern die behördliche Arbeitswelt

  • „Nutzung der E-Akte zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen“, Axel Drengwitz, Principal Business Consultant, msg systems ag
  • „E-Akte und die Zugänge dazu“, Michael Thaufelder, Mentana-Claimsoft GmbH
  • „ZUGFeRD: einheitlicher Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in Wirtschaft und Verwaltung“, Carolin Klas, Referentin, Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV)
  • „Die E-Akte – ein Blick in die Zukunft, welche schon in einer kleinen Verwaltung begonnen hat. Erfahrungsbericht aus der Praxis.“, Ludwig Hahn, EDV-Beauftragter, Verwaltungsgemeinschaft (VG) Theres
  • „100 Prozent E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung bis 2018?!“, Marcus Laube, Geschäftsführer crossinx GmbH

Fachforum III: Kunde sucht E-Government, E-Government sucht Kunden – Was kennzeichnet nutzerorientierte digitale Bürgerservices?

  • Bayern macht mobil: Apps vom Staat für Bürger – Mobiler Service der Bayerischen Staatsregierung“, Michael G. Möhnle, Leiter interministerielle Arbeitsgruppe „Mobile Kommunikation Bayern“ und Tomma Brandis-Schwarz, Niederlassungsleiterin München, ]init[ AG
  • „E-Government in Deutschland – Vom Aufstieg zum Abstieg“, Jens Fromm, Fraunhofer FOKUS, Leiter des Kompetenzzentrums Öffentliche IT (ÖFIT)
  • „Das digitale Rathaus“, Dr. Ulrich Huber, E-Government-Verantwortlicher, Landratsamt Cham

Fachforum IV: Modernisierung „auf die Straße“ bringen – Prozessmanagement als Bindeglied von Strategie und Umsetzung im E-Government

  • „Prozessmanagement über Behördengrenzen hinweg – so profitieren Sie vom gemeinsamen Wissen über Verwaltungsabläufe“, Daniel Marques, Sales Manager, Signavio GmbH
  • „Handbremse gelöst –E-Government-Gesetz beseitigt Prozesshemmnisse“, Klaus Geiger, Referent für Organisation, Verwaltungsmodernisierung, digitale Verwaltung, Bayerischer Landkreistag
  • „Nutzen von Prozessmanagement in der Kommunalverwaltung“, Alexander Bierl, Personal- und Organisationsreferat, Landeshauptstadt München
  • „Medienbruch ade! Der (Papier-)Rentenantrag im digitalen Heute und Morgen!“, Thorsten Holler, Projektleiter Zentrales Projektmanagement, Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) und Jürgen Mages, Senior Berater, ppp4its GmbH

Fachforum V: Digitale Infrastruktur – innovatives, effizientes und sicheres Rückgrat einer Digitalen Verwaltung

  • „Leitfaden Breitbandausbau – Effizienter Ausbau des Breitbandversorgung in bayerischen Kommunen“, Dr. Benedikt Rüchardt, Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft e. V.  (vbw )

Fachforum VI: ISIS12, IT-Grundschutz, ISO 27001, IT-Sicherheitsgesetz … – Cyber-Sicherheit als individuelle und kollektive Herausforderung für die öffentliche Verwaltung

  • „ISIS12 – Informationssicherheit für Kommunen“, Andreas Hecker, Bayerischer IT-Sicherheitscluster e.V.
  • „IT-Sicherheitsgesetz aus Behördensicht“, Thomas Hofer, Geschäftsführer Rechtsinformatikzentrum, Ludwig-Maximilians-Universität München