Rückblick 2017

Die disruptive Evolution
Zukunftskongress Bayern diskutiert die digitale Transformation

„Die Digitalisierung geht leise vor sich, dennoch sind die Entwicklungen durchaus disruptiv“, so Dr. Rainer Bauer, Abteilungsleiter IT im Bayerischen Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat, auf dem Zukunftskongress Bayern des Behörden Spiegel, der Anfang Februar in München stattfand. Die Veranstaltung machte deutlich, mit welcher Geschwindigkeit der digitale Wandel voranschreitet und die öffentliche Verwaltung (heraus)fordert.

Bayern hat darauf mit einer mehrschichtigen Digitalisierungsstrategie reagiert, auch bekannt als Montgelas 3.0. Die Basis, um alle mit der digitalen Transformation einhergehenden Herausforderungen adäquat meistern zu können, bildet eine leistungsfähige technische Infrastruktur wie z.B. eine flächendeckende Breitbandanbindung. Hier präsentierte Bauer den Teilnehmern aktuelle Zahlen des bayerischen Förderprogramms, welches die Kommunen im Freistaat in der Zwischenzeit beinahe flächendeckend (96 Prozent) erreicht hat (mehr hierzu auf Seite 30). Das Förderprogramm laufe insgesamt sehr gut. Aktuell sei es jedoch durchaus schwierig, neue Projekte zu starten, da es am Markt nicht genügend Tiefbauunternehmen gebe, die die Aufträge übernehmen könnten.

Neben der flächendeckenden Versorgung mit Breitband soll in Bayern bis zum Jahr 2020 ein engmaschiges WLAN-Netz mit rund 20.000 landesweit verteilten Accesspoints entstehen. Diese Hotspots sollen nicht nur in den Landesbehörden entstehen, sondern auch in den einzelnen Kommunen. Diese können dazu eine finanzielle Unterstützung des Freistaats von bis zu 5.000 Euro für die Ersteinrichtung von zwei Hotspots erhalten.

Mit dem BayernPortal wurde zudem ein zentrales E-Government-Portal geschaffen, welches das Informations- und Dienstleistungsangebot des Freistaats bündelt. In das Portal können auch die Kommunen ihre Angebote einstellen. Über die Hälfte der bayerischen Kommunen hätten bislang von diesem Angebot Gebrauch gemacht, so Bauer. Derzeit verzeichne das BayernPortal monatlich rund 250.000 Besucher. Über 55.000 Bürgerkonten seien dort bereits registriert.

Neben der Verbesserung und Ausweitung des E-Government-Angebotes ist Teil der bayerischen Strategie aber auch, „die Digitalisierung zu den Menschen zu bringen“, wie Bauer es formulierte. Hierzu sollen bis 2018 landesweit acht BayernLabs entstehen, die als offene ­Informationsplattform digitale Trends und innovative Technologien für Bürger, Schüler, Kommunen und sonstige Interessierte „anfassbar machen“ soll. Zwei der Labore (Wunsiedel und Traunstein) haben ihre Arbeit bereits aufgenommen.

Wie wichtig es ist, den Prozess der Digitalisierung durch derartige Angebote zu begleiten, zeigte Prof. Dr. Manfred Broy, Gründungspräsident und wissenschaftlicher Geschäftsführer des Zentrums Digitalisierung. Bayern (ZD.B). „Vielen Menschen ist gar nicht bewusst, wie stark unsere Welt bereits digitalisiert ist. Digitale Technologie durchdringt die physische Wirklichkeit. Digitale Medien, Daten und Dienste liegen näher am Menschen als jede andere Technologie“, erklärte Broy.

Man müsse sich die einzelnen Wellen der Digitalisierung ansehen und schauen, wie sich diese auch auf die öffentliche Verwaltung übertragen ließen. Dies bedeute mehr, als „nur“ überkommene Prozesse zu digitalisieren. Vielmehr geht es etwa um die Nutzung von Synergien, die Etablierung neuer Funktionalitäten und neuartiger Dienste bis hin zu neuen Geschäftsprozessen und Businessmodellen. „Government 4.0 steht für die nächs­te Welle der digitalen Revolution. Die Welle hat uns bereits erreicht“, so Broy.

Die „Thesen zur Digitalisierung des Staates“ (s. Kasten) von Prof. Dr. Konrad Walser, Wirtschaftsinformatiker und E-Government-Experte von der Berner Fachhochschule, waren Grundlage und Ausgangspunkt einer intensiven Podiumsdiskussion unter der Moderation des Fachlichen Leiters des Kongresses, Staatssekretär a.D. Horst Wes­terfeld, ehemaliger CIO des Landes Hessen. „Es besteht die Gefahr, dass Föderalismus und Digitalisierung gegeneinander ausgespielt werden“, so Cornelius Everding, Chief Process Innovation Officer (CPIO) des Landes Brandenburg. Natürlich sei es wichtig, vor dem Hintergrund der durch die Digitalisierung veränderten Rahmenbedingungen, die Organisationshoheit neu zu definieren. Besonders wichtig sei es, dabei die entscheidungserheblichen von den entscheidungsunerheblichen Teilen des Prozesses zu trennen.

Für Dr. Petra Wolf von Capgemini bedeutet vom Blatt zum Byte die Abkehr von Dokumenten. Die Daten müssten vielmehr strukturiert in den jeweiligen Prozess eingebracht werden. „Die Digitalisierung bietet Gestaltungsmöglichkeiten. Die Verwaltung muss anfangen, die Digitalisierung zu ihrem Nutzen zu gestalten.“ Hier stimmte ihr Dr. Rainer Bauer ausdrücklich zu: „Wir digitalisieren die Verfahren und erkennen dabei, wo wir Synergiepotenzial haben und nutzen dieses.“

Prof. Walser erläuterte zu der von ihm in die Diskussion eingebrachten Kundensicht: „Im Hinblick auf die Kundenperspektive muss es gelingen, dem Bürger ein „Gesamterlebnis Staat“ zu ermöglichen.“ Hierzu sei es auch wichtig, diesen mit einer digitalen Identität auszustatten, so Walser weiter.

Auch hier bekam er Unterstützung von Bauer: „Genau das wollen wir mit dem Servicekonto machen.“ Man wolle natürlich auch kundenfreundlich sein. Dazu gehöre allerdings auch, dass man noch für längere Zeit zweigleisig fahren müsse und die Dienstleistungen auch weiterhin vor Ort anbieten müsse.

Ein wesentlicher Hebel für mehr Komfort, Kundenfreundlichkeit und letztlich auch die Nutzung von E-Government-Angeboten liegt für Wolf im Portalverbund. „Der Portalverbund muss einen gemeinsamen Bauplan entwickeln, wie Verwaltungshandeln zukünftig strukturiert sein soll.“ Das Angebot müsse so strukturiert und dargestellt sein, dass Bürger und Unternehmen sich darin leicht zurechtfänden und die Nutzer zudem den Eindruck gewönnen, dass das Angebot einen echten Mehrwert darstelle.

Für Bauer kommt es dabei weniger darauf an, das Rad neu zu erfinden, sondern „die verschiedenen vorhandenen Bausteine zusammenzubauen“. Hier zeigte er sich unter Verweis auf Vorhaben wie KONSENS zuversichtlich: „Bund und Länder können etwas gemeinsam auf die Beine stellen.“

Einen interessanten Aspekt zum Wandel der Rolle des Staates im Zuge der Digitalisierung brachte Everding in die Diskussion ein. „Bis jetzt repräsentiert der Staat den Bürger, zukünftig repräsentiert der Bürger den Staat.“ Ein gutes Beispiel hierfür sei der Maerker Brandenburg. Auf dieser Plattform können die Bürger dem Staat etwa Straßenschäden oder defekte Straßenlaternen melden, übernehmen dadurch also gewissermaßen Aufgaben, die sonst von behördlichen Mitarbeitern zu erledigen wären.

„Man muss neu denken“, forderte auch Bauer und berichtete, dass Audi bereits heute über das Unternehmenskonto tausende Autos elektronisch anmelde. Diese grundsätzliche Aussage wurde auf dem Podium ebenso begrüßt wie Walsers Satz vom Anfang der Diskussion: „Man muss nicht alle Möglichkeiten nutzen, welche die Digitalisierung bietet.“ Das Austarieren dieser beiden Botschaften dürfte entscheidend für den Erfolg der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung sein.

Diskutierten Auswirkungen der Digitalisierung auf Staat und Verwaltung und wie man diesen begegnen sollte: Dr. Rainer Bauer, Cornelius Everding, Horst Westerfeld (Moderator), Dr. Petra Wolf und Prof. Dr. Konrad Walser. Fotos: BS/Dombrowsky

Thesen zur Digitalisierung des Staates*

  • Digitalisierung erfordert ein Neudenken des Föderalismus- und Subsidiaritätsprinzips.
  • Digitalisierung erfordert ein Neudenken des Territorialitäts- und Zuständigkeitsprinzips.
  • Digitalisierung erfordert die „Einnahme der Kundenperspektive“. Daraus folgt die Anforderung der Überwindung des Ressort- und Siloprinzips aus Kundensicht.
  • Digitalisierung bedeutet: IT ist Chefsache und damit in der Exekutive zu verankern.
  • Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist dringlich und unausweichlich.
  • Was können wir vom Staat ins digitale Zeitalter retten?

Den menschlichen Staat.

*vorgetragen von Prof. Dr. Konrad Walser


Auf dem Schleichweg
Hindernisse deutscher E-Government-Praxis

Deutschland hinkt beim E-Government im europäischen Vergleich deutlich hinter anderen Ländern hinterher. Wa­rum andere Länder hier schneller sind und welche technischen Möglichkeiten und Wege es gibt, die Online-Services der Verwaltungen für Bürger und Unternehmen attraktiver zu machen, war ein Thema auf dem Zukunftskongress Bayern.

Prof. Dr. Roman Beck vom Lehrstuhl für Informationsmanagement der IT-Universität Kopenhagen sprach dort über digitale Innovationen in der dänischen Verwaltung. Mit einer Vielzahl an Beispielen zeigte Beck, wie groß die Kluft hier zwischen Deutschland und Dänemark ist. So verfügt beispielsweise jeder dänische Bürger über ein sogenanntes Nemkonto, auf das alle staatlichen Leistungen gezahlt werden, von dem aber auch die Steuern abfließen. Bezahlt ein Bürger seine Forderungen an den Staat nicht, können diese auch vom Nemkonto zwangseingezogen werden. In Dänemark gibt es zudem schon seit zwölf Jahren 100 Prozent Breitbandausbau (zum derzeitigen Stand der Technik). Schon seit zehn Jahren gibt es in Dänemark die NemID, mit der die Bürger sich überall einloggen können. Sie ist verbindlich. Da die NemID schon so lange existiert, basiere sie nicht mehr auf dem aktuellsten Stand der Technik, habe aber dennoch viele Vorteile. Das diese Innovationen in Dänemark möglich seien, liege laut Beck zum einen daran, dass Dänemark direkt von einer Agrargesellschaft in eine Digitalisierungsgesellschaft gesprungen sei. Auch hätten die Dänen ein größeres Vertrauen in ihre Verwaltung, während in Deutschland viel Skepsis – Sichtwort Sicherheit und gläserner Bürger – herrsche. „In Dänemark kann ich mich sogar mit dem Handy von meiner Frau scheiden lassen, das ist in Deutschland undenkbar“, so Beck. Einen weiteren Unterschied machte der IT-Experte in der Herangehensweise der Verwaltungen aus. So beauftrage die Verwaltung in Dänemark Private, um Innovationen umzusetzen, während in Deutschland die Innovation in die Verwaltung kommen müsse.

Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21, sieht in der fehlenden Nutzerorientierung der Verwaltungsangebote einen weiteren Grund für die geringe Nachfrage nach digitalen staatlichen Dienstleistungen in Deutschland. Sie kritisierte zudem, dass den Bürgern in vielen Verwaltungen sogar von der Nutzung solcher Angebote wie beispielsweise der eID abgeraten werde. Christian Bähr, Leiter des Referats für Grundsatzfragen des IT-Beauftragten, IT-Planungsrat, Rechtsfragen der IT im Bayerischen Finanzministerium, erläuterte, dass man in Deutschland noch nicht die Bereitschaft zu zentralen Lösungen wie in Dänemark habe.

Nur digitale Fassade

In Dänemark wird aktuell die Position des Digitalbotschafters geschaffen, der als Single Point of Contact und Ansprechpartner für Wirtschaft und Bürger agieren soll. Laut Bähr werden damit die richtigen Signale gesetzt. In Deutschland habe man hingegen den IT-Planungsrat, der alljährlich der Bundeskanzlerin einen Bericht vorlege, ohne dass sich etwas dadurch verändern würde. In Deutschland hätten sich zwar einige Länder einen Staatssekretär oder einen Referatsleiter zum Thema Digitalisierung geleistet, das reiche jedoch nicht aus. Das Thema müsse ins Kanzleramt, sonst sei alles nur eine digitale Fassade, so Bähr. „Wir brauchen einen IT-Weisenrat – ähnlich den Wirtschaftsweisen – der aus unabhängigen Wissenschaftlern besteht und medienwirksam Berichte vorlegt“, schlug der Referatsleiter vor.

Laut Bähr ist auch die Akzentuierung bei der Digitalisierung der Verwaltungsangebote in Deutschland eine ganz andere als in Dänemark. „Bei uns ist das ein zusätzliches Angebot, ohne dass man bereit ist, das Analoge abzuschalten. Die gesellschaftliche Diskussion ist da in Dänemark viel weiter. Die Akzeptanz in der Bevölkerung ist dazu sehr unterschiedlich“, sagte Bähr. „Bevor bei uns ein Verfahren zum Einsatz kommt, werden sofort die unterschiedlichsten Missbrauchsmöglichkeiten heftig diskutiert,“ Im Ergebnis setzte man viele Verfahren deshalb erst gar nicht um. Beck erläuterte in diesem Zusammenhang, dass man in der dänischen Verwaltung bewusst daran arbeite, mehr Menschen dazu zu bewegen die Online-Angebote zu nutzen. „Wir üben hier sanften Druck auf den Bürger aus und machen das analoge Angebot künstlich unattraktiv, beispielsweise über lange Warteschleifen am Telefon.“

Zu kompliziert und zu alt

Einem der größten Hemmnisse digitaler Verwaltungsdienstleis­tungen, den Medienbrüchen, widmete sich eigens ein Fachforum auf dem Kongress. Richard Stelzer, Referent für E-Government beim Bayerischen Städtetag, betonte dort, dass vor allem die Nutzung der digitalen Angebote einfacher werden müsse. Neue Ansätze seien da notwendig, wo sich zu komplizierte und veraltete Lösungen nicht durchsetzen konnten. Als Beispiele nannte Stelzer hier die qualifizierte Signatur, die eID des neuen Personalausweises und De-Mail. Zudem müsse auch das Recht noch mehr E-Government-tauglich werden. Ein ers­ter Schritt sei es, hier noch mehr Formvorschriften abzubauen. Ferner mahnte Stelzer, die Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen und den Datenfluss im Backoffice zu verbessern.

Angela Krämer, Professional Consultant bei der init AG, und Christian Kuczera, Managing Consultant im gleichen Unternehmen, zeigten anhand von zwei Referenzprojekten, wie Kommunen medienbruchfreie und bürokratiearme Verwaltungsprozesse umsetzten können. Kuczera erstellte für die Stadt Konstanz hierfür einen E-Government-Maßnahmenplan vor, in dem verschiedene Maßnahmen wie die Einführung der E-Akte, die Überprüfung der Schriftformerfordernisse, E-Mail-Verschlüsselung, die Posteingangsdigitalisierung, ePayBL und andere detailliert mit einem Zeitplan erfasst wurden. Flankiert wurden die insgesamt zwölf Maßnahmen von einer Infokampagne, der Optimierung der Haushaltsplanung, der Konsolidierung der IT-Abteilung und der Einführung einer IT-Steuerung. Läuft alles nach Plan, wird Kons­tanz bis 2023 die letzte Maßnahme, die flächendeckende Umsetzung elektronischer und medienbruchfreier Antragsverfahren, umgesetzt haben. Für die Nordrhein-Westfälische Stadt Bornheim entwickelte Krämer eine E-Government-Roadmap. Ein besonderer Fokus lag dabei auf der Bestandsaufnahme der Organisation sowie der IT-und Verwaltungsprozesse, der Analyse der rechtlichen Rahmenbedingungen und der Einbeziehung aller Stakeholder durch Workshops. Dies mündete am Ende in Empfehlungen für die Kommune mit einem Maßnahmenkatalog, der Optimierungsansätze, ein gemeinsames Ziel und die Identifikation der notwendigen Schritte enthielt. Für Kommunen, die nicht so viel Geld für Beratung in die Hand nehmen möchten, bietet init einen „eGovReadiness-Check“, bei dem auf Basis von Erhebungs- und Bewertungsrastern sowie einem Workshop mit der Kommune Handlungsempfehlungen erstellt werden.

Als weitere Beispiele für medienbruchfreie digitale Verwaltungsdienstleistungen stellte Frank Jorga, Vorstand der FJD Information Technologies AG, GovOS (Governmental Operating System) und den Standard XFall vor. Mit GovOS können sämtliche Verwaltungsverfahren online ausgefüllt, eingereicht und bearbeitet werden. Die Behörde bestimmt dabei, welche Verwaltungsleistungen sie den Bürgern online beantragbar zur Verfügung stellen will und wie die Unterlagen eingereicht werden sollen (signiert, mit elektronischem Personalausweis unterschrieben oder ohne Überprüfung der Antragsteller). Nutzer von GovOS sind unter anderem das Land Thüringen, mit dem Thüringer Antragssystem für Verwaltungsleistungen (ThAVEL), sowie das Land Niedersachsen mit dem Niedersächsischen Antragssystem für Verwaltungsleistungen Online (NAVO). XFall, ein Interoperabilitäts-Standard für Antragsdaten, erlaubt es Kommunen, zentrale Services medienbruchfrei zu nutzen, ohne bei ihren Softwareanbietern Spezialschnittstellen zu beauftragen und pflegen zu lassen. Der Standard XFall ermöglicht die Verbindung von Landesportalen mit den Fachverfahren der zuständigen Stellen.

      

Lena-Sophie Müller, Geschäftsführerin der Initiative D21, kritisierte die fehlende Nutzerorientierung der E-Government-Angebote in Deutschland. Ganz anders hingegen das von Prof. Dr. Roman Beck vorgestellte Selbstverständnis der dänischen Verwaltung zum Thema Digitalisierung: „Die digitale Verwaltung ist dort der Resonanzboden, auf dem Innovationen gedeihen können.“


Hauptprogramm

  • „Digitalisierung des Freistaats Bayern – aber sicher!“, Dr. Rainer Bauer, Abteilungsleiter IT, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • Prof. Roman Beck, Lehrstuhl für Informationsmanagement, IT-Universität Kopenhagen
  • „Die Rolle digitaler Verwaltungsprozesse in der digitalen Transformation“, Prof. Dr. Dr. h.c. Manfred Broy, Gründungspräsident und wissenschaftlicher Geschäftsführer des Zentrums Digitalisierung.Bayern (ZD.B)
  • „IT-Sicherheitskooperationen zwischen Bund, Ländern und Kommunen“
    Dr. Andreas Mück, IT-Sicherheitsbeauftragter (CISO) des Freistaats Bayern, Bayerisches
    Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • „Pflegestützpunkte in der öffentlichen Verwaltung – Beratung, Koordinierung und Vernetzung wird digital“, Frank Neumann, Geschäftsführer, vitacare GmbH
  • „SmartCity Munich“, Peter Onderscheka, Leiter des Geschäftsbereichs IT-Strategie und IT-Sicherheit, Landeshauptstadt München und Wolfgang Glock, Leiter der Stabsstelle E-Government und Smart-City, Landeshauptstadt München
  • Prof. Dr. Konrad  Walser, Professor für Wirtschaftsinformatik und E-Government, Berner Fachhochschule

Fachforum I: E-Services – Vom Blatt, zum Byte, zum medienbruchfreien Prozess

  • „E-Government im Freistaat Bayern“, Carolin Stimmelmayr, Leiterin des Referats E-Government und Digitale Verwaltung, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • „E-Government – die kommunale Sicht“, Richard Stelzer, Referent E-Government, Bayerischer Städtetag
  • „E-Government leicht gemacht! – Ein bewährter Ansatz für die Umsetzung von E-Government in Kommunen“, Angela Krämer, Professional Consultant und Christian Kuczera, Managing Consultant, ]init[ AG für digitale Kommunikation
  • „GovOS, XFall und das Föderale Informationemanagement. Ein unterhaltsamer Streifzug durch die eGovernment-Initiativen der Bundesrepublik.“, Frank Jorga, Vorstand, FJD Information Technologies AG

Fachforum II: Digitale öffentliche Infrastruktur – moderne und sichere Lebensadern der digitalen Gesellschaft

  • „Breitbandausbau – auf dem Weg zur gemeindlichen Pflichtaufgabe?“, Stefan Graf, Direktor, Referat Breitband, Bayerischer Gemeindetag

Fachforum III: IT-Sicherheit – das Fundament einer erfolgreichen Digitalisierung

  • „Gründung eines bayerischen Landesamts für Sicherheit in der Informationstechnik – Motivation und Zielsetzungen“, Wolfgang Bauer, Leiter des Referats IT-Strategie, IT-Sicherheit, IT-Infrastruktur und RZ-Steuerung sowie stellvertretender Abteilungsleiter IT, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • Aktueller Zwischenbericht der Förderprogramme zu Einführung von ISIS12″, Felix Struve, Projektleiter, Bayerischer IT-Sicherheitscluster e.V.
  • „IT-Sicherheit im Spannungsfeld zwischen IT-SIG und DSGVO“, Jens Westphal, Abteilungsleiter Public Sector, msg systems ag
  • „Wege zur sicheren mobilen Verwaltung“, Günter Junk, CEO,  Virtual Solution AG

Fachforum IV: Digitale Prozessmodernisierung – Mehr als die Elektrifizierung analoger Verfahren

  • „Zurück in die Zukunft – Bei der elektronischen Vorgangsbearbeitung von gestern lernen und für morgen entwerfen“, Annette Kirchner, Referatsleiterin Management für Prozesse und Service Orientierte Architektur (SOA), Deutsches Patent- und Markenamt
  • „Digitales Transaktionsmanagement: Einfach.Digital.Signieren“, Nils Kiehne, Marktcenterleiter Public Sector, Mentana-Claimsoft GmbH

Fachforum V: Cloud first or maybe later? – Cloud-Strategien für die öffentliche Verwaltung

  • „Cloud first… or maybe later: Kurze Einführung und Darstellung erster Ansätze und Strategieüberlegungen in den Rechenzentren IT-DLZ und RZ Nord“, Thomas Sigl, Leiter des Referats BayernServer, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • „Die Cloud in der öffentlichen Verwaltung – sie wird unsere Arbeitsweisen verändern“, Reinhard Babl, IT-Verantwortlicher, Landratsamt Cham
  • “Cloudifier4Public – Begleitung beim erfolgreichen Weg in die Cloud”, Jürgen Breithaupt, Senior Solutions Consultant, T-Systems
  • „Mit einfachen Schritten in eine sichere, offene Cloud“, Thore Bahr, Senior Sales Engineer, SUSE Linux GmbH

Fachforum VI: Aus Daten werden Karten – Geodatenmanagement in der Praxis

  • „GDI leicht gemacht – Angebote der Geodateninfrastruktur Bayern“, Angelika Jais, Leiterin des Referats Geodateninfrastruktur, Landesvermessung, Bayerisches Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat
  • „Bürgerservice leicht gemacht – Open(Geo)Data von Kommunen für Laien und Profis“, Dr. Ulrich Huber, GIS-Verantwortlicher, Landratsamt Cham